Compte rendu réunion CA septembre 2023

2023/2023-09-11_PV_RCA.md.md

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+# Réunion du CA
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+Date : 11 septembre 2023
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+## **Présent(e)s**
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+**Conseil d'Administration**
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+   * [x] Amaury Carrade
+   * [x] firm1 — arrivé à 20h45
+   * [x] entwanne
+   * [x] qwerty
+   * [x] Jean Lapostolle
+   * [] Gabbro
+   * [x] Situphen
+   * [] Rockaround
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+**Invité(e)s**
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+   * Sgble
+   * Olive Noire (brièvement vers 20h55 et reparti à 20h56) 
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+## Ordre du jour 
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+   * **Problème avec les nouveaux statuts **
+       * Déclaration retoquée car modification de l'adresse de domiciliation pour refléter l'état actuel (et statuts pas assez précis là-dessus)
+       * On pourrait redéposer le PV sans changement de domiciliation et convoquer ensuite une AGE (ou attendre la prochaine AGO) pour voter un changement de statut inscrivant la commune de domiciliation ou une adresse complète si nécessaire (auquel cas il faudrait trouver une boite postale pour ne pas donner l'adresse exacte du président)
+       * Si AGE, il faudra rassembler 2/3 des membres
+       * 15€ par mois (180€ par an) pour un service de domiciliation
+       * **ACTIONS**
+           * entwanne se charge de redéposer le PV sans le changement de domiciliation
+           * Amaury se charge de se renseigner des domiciliations à Paris et Levallois (et ailleurs à voir), et accepte de l'aide là dessus
+           * Situphen se charge de creuser les obligations légales à ce niveau (adresse complète ou non dans les statuts, etc.)
+   * **Déclaration d’intérêt général **
+       * Courriel “[ESCALE V2] Nouveau message : votre demande de rescrit fiscal” de Bruno DEMARIA (4 septembre 2023) : réponse demandée avant le 4 octobre 2023
+       * En bref, il manque les documents suivants, et ils sont tous exigés sous trente jours à compter du 4 septembre :
+           * le mandat donné par le Président à M.KONGUEM MBOUGUEN, trésorier, à agir pour le compte de l’association ; (Amaury)
+           * le récépissé de déclaration en préfecture ; (déclaration de la dernière AGO ? délai peut-être long dans ce cas)
+           * le règlement intérieur ; (simple à récupérer)
+           * la situation au répertoire SIRENE ; (simple à récupérer) [https://api-avis-situation-sirene.insee.fr/identification/pdf/89761867400013](https://api-avis-situation-sirene.insee.fr/identification/pdf/89761867400013)
+           * le procès verbal de l'assemblée générale constitutive ; (simple à récupérer)
+           * le procès verbal de l'assemblée générale ordinaire des trois derniers exercices ; (simple à récupérer)
+           * les copies des conventions ou contrats conclus à quelque titre que ce soit (baux, partenariat, mécénat, sponsoring, subventions, etc. ) ; (formulation très vague !)
+               * Paris Saclay : voir avec Bibou si besoin
+               * Gandi ?
+               * Entreprises ayant hébergé une AGO :
+                   * voir avec Hugo pour quand son entreprise hébergeait les AGO ;
+                   * Les-Tilleuls.coop : pas de convention/contrat
+           * la liste des membres du conseil d'administration et du bureau et leurs rémunérations éventuelles et/ou les avantages en nature octroyés ; (simple à rédiger)
+           * un document très précis décrivant les activités actuelle et futures de l'association ; (long à rédiger, cf. ce sujet [https://zestedesavoir.com/forums/sujet/17028/optimisons-le-rapport-dactivite/)](https://zestedesavoir.com/forums/sujet/17028/optimisons-le-rapport-dactivite/))
+           * le budget des exercices 2020 et 2021 ; (firm1)
+           * le budget prévisionnel 2023. (firm1)
+   * **Auteurs externes **
+       * Rien d'avancé depuis l'AGO, pas de prise de contact
+       * Pour contacter les universités il faut préciser comment on se place par rapport aux autres acteurs (papiermachesciences.org) et qui est notre public
+           * Placement : pas de concurrence mais au contraire complémentarité (pas de soucis au niveau du SEO grâce aux liens canoniques)
+           * Faire un sondage ? Bof, on aurait probablement peu de réponses et très peu sur le public silencieux
+           * Inférer par rapport aux contenus qui marchent le mieux sur le site ?
+   * **Changement d’hébergement pour le serveur de bêta **
+       * L'équipe technique a discuté et suggère de passer chez PulseHeberg
+       * Rapport de réunion : [https://zestedesavoir.com/forums/sujet/11108/reunion-des-dev-de-zeste-de-savoir/?page=7#p252000](https://zestedesavoir.com/forums/sujet/11108/reunion-des-dev-de-zeste-de-savoir/?page=7#p252000)
+       * Offre envisagée, initialement que pour la bêta, ensuite pour la bêta et Matomo : STOR-4, à 9€ par mois
+           * Consultable ici [https://pulseheberg.com/cloud/vps-storage](https://pulseheberg.com/cloud/vps-storage)
+           * Il n'est pas clair si le tarif est TTC ou HT, mais c'est probablement TTC
+       * Approbation de toutes les personnes du CA présentes
+   * **Aller ou non au salon culture jeux mathématiques (23-26 mai 2024) et Play Azur Festival (4-5 mai 2024)**
+       * *Décision de principe*
+       * Recenser les participant·e·s des différents salons pour savoir s'il y aurait un nombre suffisant pour tenir un stand (et donc assurer la participation de ZdS au salon)
+           * Play Azur : ok d'être 2 car on peut s'absenter (stand partagé avec le café des sciences)
+           * Salon maths : il faudrait au minimum être 3 personnes **dédiées** (toujours avoir 2 personnes sur le stand et quelqu'un qui peut tourner)
+       * Il faut répertorier le matériel qu'on possède pour les salons (peluches, matériel stands \& activités)
+   * **On ne fait plus de com’ ! **
+       * Plus trop de comm depuis avril (à partir de la baisse de participation d'Amaury et Melcore participant aux festivals)
+       * Faire un état des lieux de l'équipe de comm puis un appel à volontariat pour la renforcer
+       * Effort pour automatiser ce qui peut l'être (poster automatiquement lors des publications) ou réunions de planification de comm (planification de tweets)
+   * **Subventions de fonctionnement **
+       * Réfléchir par projets pour savoir pour lesquels on pourrait avoir besoin de subventions
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+## Action
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+   * Faire une réunion de com' pour l'équipe de com' (Melcore)
+   * entwanne se charge de redéposer le PV sans le changement de domiciliation
+   * Amaury se charge de se renseigner des domiciliations à Paris et Levallois (et ailleurs à voir), et accepte de l'aide là dessus
+   * Situphen se charge de creuser les obligations légales pour le service de domiciliation
+   * Recenser les participant·e·s des différents salons (non attribué)
+   * Répertorier le matériel qu'on possède pour les salons
+   * Amaury : expliquer ce qu'il faut pour finir le rapport d'activité, puis demander de l'aide ([https://zestedesavoir.com/forums/sujet/17028/optimisons-le-rapport-dactivite/)](https://zestedesavoir.com/forums/sujet/17028/optimisons-le-rapport-dactivite/))
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+Prochaine réunion : création du sondage après avoir reçu la réponse pour la déclaration d'intérêt général ou au maximum dans 3 mois (11 décembre 2023)