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2. Etapa Inicial
Hora de por a mão na massa.
Março
- Ferramentas do Marketing
- Divisão das Atividades da Semana
- Feira Empresarial
- Feira Científica
- Mesa Redonda
- Minicurso
- Pacotes de Patrocínio
- Documento de Patrocínio
- E-mails
- Formulários Acadêmicos
- Formulários Empresas
- Pesquisa de Interesses em Temas Acadêmicos
- Divulgação
- Identidade Visual
- Coffee-Break
- Feira empresarial
Prazo: Segunda semana de Março.
Responsável: Organização (líderes)
Entrada: -
Saída: Cronograma completo da semana.
Aqui será definido o núcleo de sua semana acadêmica. Inicia-se observando quantos dias serão, quais períodos e qual o publico alvo (abordar quais cursos?). É preciso definir quais atividades, e quantos de cada irão acontecer, assim como seus horários e duração de cada uma. Temos as seguintes possibilidades de atividades:
- Palestras
- Minicursos (ocorrerão minicursos concorrentes?)
- Lightning Talks
- Feira Empresarial
- Feira Científica
- Mesa Redonda
- Roda de Conversa
- Competições (maratona de programação, capture the flag, ...)
- Coffee-break
- Espaço para patrocinadores
Ao final você deverá ter produzido uma tabela com o cronograma completo da Semana.
A ideia da Feira Empresarial surgiu como um atrativo para as empresas
patrocinarem o evento. Seu objetivo é apresentar os patrocinadores para os
participantes da semana, de forma a proporcionar um contato para os alunos
a procura de emprego.
Nessa feira oferecemos um espaço aos alunos que realizam/realizaram projetos
de pesquisa seja em um laboratório ou um projeto de IC para que eles possam
apresentar suas pesquisa e/ou
resultados, de forma a mostrar um pouco o ramo acadêmico e incentivar alunos da graduação a
pesquisarem.
Uma mesa redonda se consiste de uma dinâmica de perguntas e respostas entre
a plateia e alguns convidados. A Mesa possui um tema principal que irá
reger o teor das perguntas. Então lembre-se de escolher um tema
interessante e suprir a mesa com convidados experientes com visões diferentes.
Além disso, é interessante ter alguém da organização com perguntas já preparadas
para guiar a conversa em momentos de silêncio, incentivando outras perguntas.
Ao contrário do conhecimento popular, o coffee-break tem como função
principal o contato dos participantes com os palestrantes e a formação de
networkings. Sua organização inclui diversos fatores, entre eles: o que
oferecer de comida, como controlar a entrada de pessoas na área do
coffee-break e como limpar a área após a realização do coffee-break.
Um dos principais atrativos da SECCOM, sempre tentamos oferecer uma vasta
gama de assuntos, desde minicursos básicos até tecnologias específicas.
Para que um minicurso ocorra é importante pedir ao ministrante todas as
ferramentas que serão usadas durante as aulas, para que sejam previamente
instaladas na ISO da SECCOM.
Entre as atividades da Semana Acadêmica os minicursos merecem uma atenção
especial. Eles possuem mais dependências na hora de organizar e são mais
complexos do que uma palestra.
Além das questões de horário a ser realizado também é preciso definir se
serão realizados minicursos em paralelo, se alguns minicursos serão
divididos em partes (partes no mesmo dia? dias diferentes?mesmo horário todos os dias?)
e, caso existam minicursos paralelos, quais
ocorrerão no mesmo horário.
** Como regra geral, consideramos a duração de um dia de minicurso como 2** horas aula. Caso o minicurso seja mais longo do que isso então disponibilizamos mais um horário em um outro dia, totalizando 4 horas.
Caso ocorram minicursos em paralelo, assuntos muito procurados, como Python
e Git, devem ocorrer simultaneamente. Recomendamos isso porque geralmente a
ferramenta mais comum é escolhida em detrimento de uma mais específica,
fazendo com que minicursos menos procurados percam participantes, e fazendo
com que muitas pessoas não participem dos mais procurados por eles lotarem
rapidamente.
Prazo: Terceira semana de Março.
Responsável: Organização (líderes)
Entrada: -
Saída: Quantidade de pacotes, valor dos pacotes, benefícios oferecidos
A medida que a SECCOM foi crescendo de tamanho nós tivemos que mudar nossa maneira de contatar empresas. Nos primórdios da organização, os contatos eram informais e a única contribuição que pedíamos da empresa era ela pagar um dos coffee-break da semana, um valor que não ultrapassava 300 reais. Com o aumento na proporção do evento nós começamos a pedir uma contribuição maior das empresas. Em contrapartida também tivemos que oferecer mais coisas para que esse investimento valesse a pena. Para isso usamos de uma ideia adotada em outras semanas acadêmicas, os Pacotes de Patrocínio!
Os Pacotes de Patrocínio são criados pensando-se no que podemos oferecer para as empresas e seu valor é baseado no custo total para fazer a semana. O custo para organizar a semana aumenta a medida que mais benefícios são adicionados, o que faz aumentar o custo geral dos pacotes. Então pense com cuidado em quais benefícios serão ofertados para que o custo da semana não escale de maneira absurda. Nem sempre você conseguirá encontrar o número que você queria de patrocinadores então nunca faça o número necessário de patrocinadores para se realizar a SECCOM ser absurdo.
Prazo: Última semana de Março.
Responsável: Contatos Empresas
Entrada: Cronograma completo, pacotes de patrocínio, logo da SECCOM
Saída: PDF contendo todas as informações necessárias para as empresas patrocinadoras
A partir da XX SECCOM nós adotamos uma nova forma de abordar as empresas, pegando como base outras semanas acadêmicas. Dessa nova forma surgiu o documento de patrocínio. Esse Documento é dividido em sessões:
- Sobre o Evento
- Atividades
- Feira Empresarial
- Pacotes
Sobre o Evento: Aqui deverá conter uma breve descrição do evento com nossa motivação, objetivo e quantidade de participantes. Use desse espaço para vender a semana acadêmica.
Atividades: Aqui deverá conter uma prévia de como será dividida a Semana. Quais horários serão palestras, minicursos e quando ocorrerá a feira empresarial.
Feira Empresarial: Caso haja uma feira, aqui você irá descrevê-la.
Pacotes: Nessa sessão você deve por um comparativo de cada pacote, por exemplo uma tabela mostrando lado-a-lado os benefícios que cada pacote oferece. É muito importante adicionar também uma descrição não ambígua de cada benefício.
Esse Documento será anexado nos e-mails de contato com as empresas. É importante que ele seja bem redigido e que não contenha ambiguidades para que o contato seja facilitado.
Prazo: Última semana de Março
Responsável: Contatos Empresas, Contatos Acadêmicos
Entrada: Histórico Empresas, Documento Empresas
Saída: E-mail padrão Acadêmico, e-mail padrão Empresas, lista de empresas a contatar.
Para automatizar o envio de e-mails nós começamos a usar o YAMM, que é um plugin para gerenciar e-mails. Com o YAMM é possível enviar automaticamente para diversos destinatários a mesma mensagem. Assim, os grupos dos Contatos deverão criar seus respectivos e-mails padrões.
O Contato Empresas além de fazer o e-mail padrão também já deve começar a fazer a lista de empresas a serem contatadas. Para isso o grupo deverá verificar o histórico das empresas que já participaram da SECCOM, priorizando aquelas que já se demonstraram satisfeitas com as parcerias anteriores. Cada edição possui uma lista com as empresas que entrou em contato, com nome e email de contatos diretos em alguns casos
Prazo: Última semana de Março
Responsável: Contatos Acadêmicos
Entrada: Formulários anteriores
Saída: Novos formulários
Deverão ser criados os formulários a serem enviados para os convidados. A ideia dos formulários surgiu para facilitar o pedido dos dados necessários dos palestrantes e convidados. Sendo esses foto, título da palestra, resumo da palestra, mini-bio e limitações de horários. Com isso é possível ter certeza que nenhuma informação foi esquecida. Lembrando que dependendo da atividade, os dados necessários podem ser diferentes.
Prazo: Última semana de Março
Responsável: Contatos Empresas
Entrada: Formulários anteriores
Saída: Novos formulários
Deverão ser criados os formulários a serem enviados para as empresas. A ideia dos formulários surgiu para facilitar o pedido dos dados necessários, e também para ter a certeza de que nenhuma informação ficou pendente. O formulário para as empresas deverá pedir a logo da empresa e o manual de uso da logo.
Prazo: Última semana de Março
Responsável: Contatos Acadêmicos
Entrada: -
Saída: Temas das palestras e atividades da semana acadêmica.
Para realizarmos uma SECCOM de sucesso é preciso saber pelo que os graduandos se interessam. Para isso deve-se fazer uma pesquisa de interesse entre os estudantes. Nessa Pesquisa se criará um formulário com alguns temas acadêmicos de grande destaque do ano, além de outros temas de nicho mais interessantes. A partir das respostas desse formulário é que se irá buscar os palestrantes e os convidados. Esse formulário também poderá ser enviado para os professores.
Prazo: Primeira aula de Introdução à Computação (INE5401)
Responsável: Organização (todos)
Entrada: -
Saída: -
Para começarmos a ter visualização entre os estudantes devemos começar a divulgar a SECCOM para os calouros durante a primeira semana do semestre, na aula de Introdução à Computação.
Prazo: Terceira semana de Março
Responsável: Marketing
Entrada: -
Saída: Cores da semana, logo e características acessórias
Para otimizar a criação dos produtos de divulgação o grupo de Marketing pode dividir suas tarefas deixando um membro responsável por cada item. Para evitar divergências criativas no futuro, nessa etapa da semana o Marketing se reúne para decidir qual será a identidade visual da Semana: Cores, padrão da logo entre outros aspectos. Com isso escolhido cada membro pode agir de maneira independente.
Prazo: Segunda semana de Março
Responsável: Infraestrutura
Entrada: -
Saída: Orçamento inicial dos coffee-breaks
Deverá ser feita uma pesquisa de preço para se estimar o quanto será gasto em coffee-breaks. Além de procurar empresas especializadas, é interessante procurar padarias e lojas de salgados para uma abrangência maior de preços. Caso não tenha nenhuma ideia, pode ser interessante olhar o coffee-break dos outros anos.
Prazo: Segunda semana de Março
Responsável: Infraestrutura
Entrada: -
Saída: Orçamento inicial dos stands para feira empresarial
Para realização da feira empresarial é necessário orçar os stands. O aluguel dos stands é o maior gasto que a SECCOM tem por isso é importante ter esse orçamento para decidir a valor da contribuição de cada pacote de patrocínio.