Simplon est un centre de formation orienté dans le milieu de l'informatique,
il dispense de nombreuses formations de tous types et pour tous niveaux,
Simplon c'est 21 000 membres dont 38,8% d'apprenantes, 73,6% de sorties positives,
44,3% d'apprenants dont le niveau de diplôme est infra-bac ou bac mais c'est aussi
123 fabriques numériques.
Le principal canal de discussion Apprenant - Equipes Simplon est Discord,
Simplon créer un nouveau serveur Discord pour chaque nouvelle promotion qui
commence, ce qui amène à un nombre très élevé de serveur Discord à terme.
De cela découle plusieurs phénomènes un bon exemple est la pollution des espaces Discord
des formateurs, des apprenants et de tous les acteurs qui entre en contact avec
les promotions.
Ce présent document fait office de proposition de solutions à différentes
problématiques identifiées au sein des fabriques Hauts-De-France.
Pour la réalisation de ce projet, notre équipe est composée d'un
- Scrum Master : Bourez Bastien
- Product Owner : Gamache Benjamin
Dans le cadre de notre projet fil rouge, nous avons discutés de problématiques
organisationnelles avec nos formateurs, ces discussions avaient pour objectifs
d'obtenir le plus d'informations possibles sur les pistes d'améliorations potentielles
que nous pourrions apporter afin d'optimiser ou d'améliorer la réalisation du travail
des employé(e)s de Simplon ainsi que d'assurer de meilleurs interactions au sein de
l'éco-système Simplon.
Mon équipe doit rédiger une proposition de stratégie d'amélioration de l'organisation
de Simplon, nous aborderons certaines problématiques que nous avons identifiés afin de
proposer des solutions adaptées, nous dresserons une liste de problématiques et y répondront
point par point.
Nous avons identifiés certaines problématiques au sein de l'organisation de Simplon.
Dans l'optique d'élaborer des solutions à ces différents problèmes, nous avons établis
un dossier afin de reprendre chaque problématiques et de détailler les solutions possibles.
Notre proposition s'articule autour de l'utilisation de l'outil de communication Discord.
| Problèmes | Solutions |
|---|---|
| Multiplicité des outils | Utilisation de Discord par le biais d'un seul serveur communautaire maintenable |
| Actions répétitives du personnel | Mise en place d'un système d'automatisation par le biais d'un bot Discord |
| Manque d'ergonomie de Discord | Rendre l'outil Discord le plus simple possible par le biais de bots |
| Mauvaise identification lors des intéractions | Obligation pour l'utilisateur de s'identifier avec un nom et prénom lors de la première connexion par le biais d'un bot |
| Multiplicité des messages inutiles (SPAM) | Mise en place d'un système de ticket par le biais d'un bot |
| Perte de contact avec les anciens apprenants | Mise en place d'un rôle attitré |
| Problème de sourcing | Augmentation de l'aspect communautaire par le biais de canaux de discutions et de partage de ressources |
| Pas de mentorat | Mise en place d'un système de mise en relation de mentor par le biais d'un bot Discord |
Afin d'endiguer la multiplicité des outils, ou canaux de discussion nous proposons de mettre
en place un seul et unique serveur Discord afin de réduire au maximum le nombre d'outils
et ainsi garder une organisation monolithique, centralisée en un seul et même endroit.
De cette façon, les informations et ressources partagées se situeront au même endroit
et seront mieux organisées, ce qui rendra la récupération d'information plus efficace.
Pour réduire le nombre d'actions répétitives du personnel, nous proposons de déployer
divers bots Discord afin d'automatiser les tâches qui peuvent l'être.
En déployant des bots d'automatisation de tâches sur un serveur Discord, nous améliorerons
l'efficacité des différentes équipes Simplon en les déchargeants d'une charge fastidieuse
de travail.
Afin de faciliter l'utilisation de Discord nous avons réfléchis à déployer un large
éventail de bots, afin de fournir des interfaces simples et ergonomique à la gestion
du serveur Discord.
De cette façon, n'importe quel membre de l'équipe d'administration pourra prendre en
main la gestion du serveur Discord dans certaines mesures définies par son rôle.
Nous avons identifié un problème d'identification des utilisateurs lors d'interactions,
en effet, il n'est pas simple de savoir qui dit ou fait quoi sur le serveur à cause
des pseudos Discord, c'est pourquoi nous avons pensé un système imposant aux nouveaux
arrivants une identification par le nom et le prénom.
Lors d'interaction au sein d'un serveur Discord, les utilisateurs peuvent avoir tendance
à poster des messages hors-sujet ou simplement de SPAM dû à un manque de réponse.
C'est pourquoi nous avons imaginé établir une liste de règle de conduite.
Ainsi qu'un système de gestion des canaux de discussions, aussi, nous avons imaginé
un système de ticket.
Lorsqu'un apprenant rencontre un problème, il peut créer un ticket afin de demander
de l'aide auprès des équipes concernées, ainsi grâce à ce système, l'apprenant peut
notifier son problème et nous pouvons réguler le flux de messages inutiles.
Afin de garder le contact avec les anciens apprenants, nous avons imaginés un rôle
attitré à ces derniers.
Grâce à toutes les propositions ci-dessus, nous disposons d'un esprit de communauté
plus solide, ce qui peut inciter les anciens apprenants à rester en contact avec
leurs anciens camarades, participer aux discussions, bénéficier des ressources, etc.
De cette façon et par tous les aspects qu'apporte une communauté, les anciens apprenants
pourrait être plus enclin à rester en contact avec Simplon.
De la même façon que la création d'une communauté peut engendrer une fidélisation des anciens
apprenants, la communauté peut être une solution viable à l'amélioration du sourcing
Nous avons pensé à mettre en place des canaux dédiés aux postes d'annonces de recrutement
pour les formations que Simplon dispense, de cette façon, tous les membres du serveur pourront
accéder simplement à ces annonces et seront plus proches de l'accès à ces informations.
De plus, avec tous les biens-faits d'une communauté, nous augmentons le nombre de candidats potentiels
Ainsi, les anciens apprenants, pourront consulter les canaux dédiés et rechercher des formations
susceptibles de les intéresser.
Enfin, nous avons remarqués qu'il n'y avait pas de mentorat pour les apprenants Simplon
lors de stages et après avoir terminé une formation Simplon.
C'est pourquoi nous proposons de mettre en place un espace dédié au Mentoring ou chaque
apprenant ou ancien apprenant pourra être mis en relation avec un mentor.
Cet espace serait maintenu en partie par des bots qui s'occuperaient de la mise en relation
propre et structurée des mentors et des apprenants.
De cette façon, les apprenants seront mieux accompagnés lors d'un stage par exemple.
Toutes ces propositions ont pour but dans un premier temps d'améliorer l'organisation
et la réalisation des tâches des différentes équipes Simplon en centralisant tous ces
aspects sur un seul et même serveur, afin de réduire le nombre d'outils de communication
et donc de permettre une récupération de l'information plus efficace.
De plus, il semble essentiel d'instaurer un esprit de communauté pour que les apprenants
puissent garder un contact même après la fin de leur formation.
Nous pouvons développer un esprit communautaire en dédiant des canaux textuels globaux
au partage de ressources, à la discussion, ou tout autre thème afin de créer des interactions
entre tous les apprenants, les anciens apprenants et les membres des équipes Simplon.
En développant un esprit communautaire, nous pouvons pallier au manque de candidats lors
de lancement de nouvelles formations Simplon, par le biais de canaux dédiés aux postes
d'annonce de recrutement.
La persona apprenant est agée entre 18 et 30 ans, elle n'est pas toujours à l'aise avec l'outil Discord.
Elle communique par Discord ou par mail, elle n'a pas de réseau dans le milieu de l'informatique.
La persona staff est agée entre 25 et 45 ans, elle ne maitrise pas Discord.
Cette persona utilise le mail et Discord afin de communiquer, elle a un réseau développé dans le milieu.
La persona formateur/trice est agée entre 25 et 45 ans, elle est confrontée à l'utilisation de Discord
au quotidien afin de communiquer avec l'apprenant, elle utilisa aussi le mail comme moyen de communication
dans une moindre proportion que la persona Staff.