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Este documento visa dialogar sobre o funcionamento deste sistema, um balancete contábil simples com cadastro de contas e lançamentos de movimentações a crédito e débito. O Balance efetua o balanço de forma automática, calculando os valores em cada conta, lucros e prejuízos.
O Balance funciona como um balancete contábil de forma simples e rápida. Por exemplo, podemos cadastrar duas contas, Banco e Caixa, onde a primeira identifica os valores armazenados num banco qualquer e a segunda relaciona os valores disponíveis em caixa. Além disto, devemos ter duas contas de agrupamento, chamadas Receitas e Despesas.
Digamos que o usuário recebe um salário de 2000 unidades monetárias, todo o mês, em sua conta bancária. Então, ele deve adicionar uma entrada no Balance, relacionando as contas Banco e Receitas, efetuando um lançamento a débito de 2000 na conta Banco e um lançamento a crédito na conta Receitas.
Banco = 2000
Caixa = 0
Lucro = 2000
Quando este usuário efetuar um saque de 500 unidades monetárias em sua conta bancária, precisamos adicionar uma nova entrada, relacionando as contas Banco e Caixa, com um lançamento a crédito de 500 na conta Banco e outro lançamento a débito na conta Caixa.
Banco = 1500
Caixa = 500
Lucro = 2000
Ao utilizar o seu dinheiro armazenado na conta Caixa para uma compra qualquer de 10 unidades monetárias, o usuário deve incluir outra entrada no sistema, lançando a crédito de 10 na conta Caixa e outro lançamento a débito na conta Despesas.
Banco = 1500
Caixa = 490
Lucro = 1990
No final, o Balance irá informar o balancete atual do sistema, calculando os valores armazenados nas contas cadastradas. Como as contas Receitas e Despesas são consideradas como agrupamentos, elas serão utilizadas para cálculo de lucros ou prejuízos, conforme exemplo anterior.
Uma conta é um armazenador utilizado pelos lançamentos que pode receber uma adição ou subtração de valores.
As contas são diferenciadas por dois tipos: contas de Ativo e contas de Passivo. Uma conta de Ativo é aquela que podemos adicionar ou remover valores monetários a qualquer momento, sem impedimento de terceiros, contrariando uma conta de Passivo. Uma conta de Caixa, Banco ou Imóveis são considerados contas de Ativo. Já uma conta de Cartão de Crédito, Empréstimos ou Faculdade são classificadas como contas de Passivo.
No Balance, podemos também classificar uma conta como de agrupamento, onde os seus valores armazenados são somados e considerados como conta única. Caso o valor resultante do somatório das contas de agrupamento é positivo ou nulo, temos Lucro. Ao contrário, caso o valor resultante seja negativo, temos um Prejuízo.
No exemplo anterior, as contas Banco e Caixa são do tipo Ativo e as contas Receitas e Despesas são classificadas como Passivo. Ainda, as contas Receitas e Despesas são de agrupamento, não sendo apresentadas no balanço total, pois seus valores são somados e considerados como Lucro ou Prejuízo.
Um lançamento representa uma movimentação de valores balanceada entre contas utilizando várias entradas. Relacionando uma data e hora, podemos utilizar as contas cadastradas no sistema para deslocar valores entre as diferentes contas disponíveis no Balance. O somatório da entrada dos valores deve ser sempre igual a zero.
Uma entrada de lançamento deve possuir uma conta e um tipo relacionado. Os tipos de entrada de lançamento podem ser Crédito ou Débito. Para contas do tipo Ativo, uma entrada de lançamento a Crédito considera o valor relacionado como negativo e uma entrada a Débito considera o valor como positivo. Já nas contas do tipo Passivo, uma entrada de lançamento a Crédito considera o valor relacionado como positivo e uma entrada a Débito considera o valor como negativo.
| | Ativo | Passivo |
| Crédito | Negativo | Positivo |
| Débito | Positivo | Negativo |
Conforme exemplo anterior, o lançamento que efetuou a movimentação de valores entre as contas Banco e Caixa deve possuir duas entradas. A primeira entrada é do tipo Crédito na conta Banco com o valor de 500 unidades monetárias e a segunda entrada é do tipo Débito na conta Caixa com o valor de 500 unidades monetárias. Como a conta Banco é do tipo Ativo, uma entrada de lançamento do tipo Crédito irá tornar o valor negativo, portanto subtraindo o valor da conta. A conta Caixa é do tipo Ativo, portanto, uma entrada de lançamento do tipo Débito irá tornar o valor positivo, adicionando assim o valor à conta.
| Banco | (Ativo - Crédito) | -500 |
| Caixa | (Ativo - Débito) | +500 |
O segundo lançamento do exemplo anterior, utiliza movimentação de valores entre as contas Caixa e Despesas. Respeitando as mesmas regras anteriores, teremos as seguintes entradas.
| Caixa | (Ativo - Crédito) | -10 |
| Despesas | (Passivo - Débito) | +10 |
Um lançamento pode conter duas ou mais entradas de lançamento e o somatório de seus valores, considerando as regras citadas, deve ser sempre igual a zero. O Balance informa que houve um erro de balanceamento de valores no lançamento caso o valor resultante do somatório não seja igual a zero.
Por exemplo, podemos possuir uma conta do tipo Passivo chamada de Cartão de Crédito que está com seu saldo de -100. Portanto, estamos devendo este valor para a conta. Digamos que estamos efetuando o pagamento com 1 dia de atraso e a multa será de 10 unidades monetárias. O exemplo abaixo exemplifica as entradas do lançamento a ser incluso no Balance.
| Banco | (Ativo - Crédito) | -110 |
| Cartão de Crédito | (Passivo - Débito) | +100 |
| Despesas | (Passivo - Débito) | +10 |