Afin de favoriser la communication et l’organisation des projets à distance, plusieurs outils collaboratifs peuvent être mis en place dans les administrations.
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Cet outil vous propose différentes fonctionnalités : visioconférence, messagerie, agenda partagé, suivi de projets, partage de documents, sondages... La création d'un espace de travail Resana se fait sur demande : [email protected]. Le fonctionnement de l’outil est expliqué dans un webinaire sur youtube ou dailymotion.
Pour organiser des réunions à distance, des conférences, des présentations, des formations ou des webinaires, deux outils sont recommandés :
- Le service de webconférence de l’Etat : c’est un service interministériel opéré par le ministère de la Transition écologique et qui garantit notamment la confidentialité des échanges. Il s’appuie sur le logiciel libre Jitsi.
- Big Blue Button : Logiciel “prototype” géré par beta.gouv.fr. Pour l’utiliser, un compte peut être créé sur Big Blue Button. Attention cependant, l'accès n'est pas garanti dans toutes les administrations et il n'existe pas de support technique.
Klaxoon est un logiciel collaboratif destiné à faciliter l'organisation d'ateliers et de réunions à distance. Une licence Klaxoon, pour utiliser l'outil, est disponible à Etalab. Si vous souhaitez y avoir accès, vous pouvez contacter Thanh Ha Le : [email protected]
Tchap est un outil de messagerie instantanée disponible sur smartphone et tablettes Android et Apple, ainsi que sur ordinateur à partir d'un navigateur. Opéré par l’Etat, la messagerie garantit la confidentialité des échanges et propose un annuaire intégré des utilisateurs. Il s’appuie sur un logiciel open source (Riot) et un standard ouvert (Matrix) Tout agent de l’Etat peut créer son compte Tchap à partir de son adresse mail professionnelle en .gouv. Pour prendre connaissance de l’outil, il existe une documentation et une vidéo.
AudioConf est le service de conférences téléphoniques pour les agents de l'Etat, accessible partout et sans connexion internet. Le numéro est non surtaxé pour la France métropolitaine. Vous pouvez réserver votre conférence téléphonique avec votre e-mail professionnel. Le numéro de téléphone de la conférence et un code d'accès à 9 chiffres vous seront alors indiqués.
- Un guide de facilitation imaginé par la DITP, propose des méthodes pour concevoir et animer des ateliers de travail collaboratif à distance.