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Passo a passo inicial

Aqui está descrito o fluxo principal para criação de um encontro do PUG-PE

Se você está aqui e quer organizar um encontro do PUG-PE, mas não sabe por onde começar, relaxa e se liga nesse checklist 😝 ⭐

Antes de organizar o evento

A maioria dos pontos devem ser preenchidos

• Ter vontade de organizar um encontro

• Ter colegas com vontade de ajudar você nessa jornada (não precisamos fazer tudo sozinhos, não é mesmo?)

  Caso você queira companhia nessa jornada, esse ponto pode ser levado em consideração.

  Se você é estudante em alguma Universidade/Faculdade/Escola e está querendo organizar o encontro onde você estuda, recomendamos que você converse com seus colegas. Provavelmente, terá alguém disposto a te ajudar em alguma coisa 😄

  Se, infelizmente, isso não ocorrer, relaxa. Temos pessoas muito legais e dispostas na organização do PUG-PE que podem te ajudar nessa nova empreitada.

• Ter disponibilidade (ou pessoas disponíveis) para organizar o evento

  Fazer divulgação, gerenciar submissão de palestras, montar grade de horario, organizar o evento no dia, resolver certificados (não é obrigatório oferecer certificado), isso demanda tempo e não deve ser subestimado.

  Esse ponto está fortemente relacionado com o anterior, se você acha que sua disponibilidade não é suficiente para fazer tudo isso, recomendamos que você tenha mais alguém com você (mais de duas pessoas pode ser desnecessário).

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Pondo as ideias no lugar

Todos os pontos devem ser preenchidos

• Irei conseguir fazer um evento diverso?

  Um evento diverso é um evento que abrange tanto o público iniciante quanto o avançado. Pensar sobre esse ponto é importante, pois a partir dele você conseguirá definir quais meios você utilizará para chamar o público e também se preparará melhor no momento de avaliar as palestras submetidas. Além disso, poderá escolher um dia/horário que seja acessível ao público.

• Quais atividades quero que ocorram no encontro?

  Em geral lembramos mais de palestras, mas nem tudo gira em torno de palestras. Que tal lightning talks, tutorias, open spaces, pybar, dominó .... ?

• Consigo chegar no meu público alvo com as divulgações que irei fazer?

  Quando fala-se público alvo lembre-se que são as pessoas que convivem/utilizam o local que foi escolhido. Sendo assim, é preciso analisar as melhores formas de atrair esse público. Por exemplo, os meios que estão sendo levantados para fazer divulgação, o horário que será realizado as postagens, o formato das postagens. Tudo isso deve ser levado em consideração, tente pensar em uma forma de atingir esse público, seja empático.

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Definir local e dia

A maioria dos pontos devem ser preenchidos

• Local foi definido?

  Pense em locais onde o evento ainda não ocorreu ou já tenha ocorrido há muito tempo. Para que assim mais pessoas possam agregar ao PUG e participar dos encontros.

• O local cabe mais de 30 pessoas?

  Ou conseguirá comportar o público que você está esperando? Pense bem nisso, a galera não tem besteira senta ate no chão, mas vamos pensar na segurança e conforto de todos 😄

• O local permite entrada de pessoas de fora?

  Alguns locais pedem que seja realizado o controle de entrada e saída. Caso isso ocorra com você, lembre-se que isso não é um impedimento, utilize algum sistema de inscrição para efetuar o controle (Exemplo o Sympla) de acesso.

  Sabendo da elevada taxa de ausência no evento quando é preciso realizar inscrições e quando elas são gratuítas. Segue umas dicas de como contornar isso:

  • Forneça mais ingressos do que a capacidade do local;
  • Envie um email de confirmação para os inscritos no evento alguns dias antes do evento;
  • Faça uma lista de espera (um forms no Google é o suficiente);
  • Confirma com as pessoas da lista de espera, caso ocorra liberação de vagas;
  • Tenha "confirmado" a capacidade máxima + 5 (aproximadamente).

• O local tem disponibilidade para receber o evento?

  No caso, a disponibilidade desse local está compatível com o período do mês e até mesmo o mês que o evento deverá ocorrer? Verifique isso antes. Não deixe para verificar a disponibilidade em cima da hora, principalmente porque tentamos organizar encontros mensais.

  Caso esse local tenha muitos horários disponíveis, siga para o tópico abaixo.

• Perguntei no grupo do PUG-PE qual o melhor dia para eles?

  Temos muitas pessoas no grupo do PUG-PE, os membros mais ativos podem ajudar você a escolher o melhor dia e horário para a realização do evento. Recomendamos fazer uma enquete com as opções de dia/horário, o evento é para a comunidade, sendo assim, vamos fazer a comunidade participar das decisões também 😄

• Tenho minhas data bem definidas? Agora que você tem a data do evento bem definida (sugerimos que defina a data com antecedência, porque você vai precisar), é hora de definir algumas datas importantes:

  • Dia de abertura das submissões de palestras
  • Dia de encerramento das submissões de palestras
  • Período de votação de palestras
  • Dia para confirmar a disponibilidade dos palestrantes aprovados
  • Dia para abrir as inscrições (caso necessário)
  • Dia para resolver o coffebreak
  • Dia do evento o/

  Recomendamos você dar uma passadinha na nossa seção de escolha de data e horário, para entender cada passo e vê-los com mais detalhes! 😊

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Outros pontos importantes

Algumas dicas gerais

• Entre em contato com os responsáveis pelas redes sociais/email oficial/adm do grupo... para te ajudar na divulgação do evento.
• Faça divulgação fora dos grupos oficiais/perfis oficiais do PUG-PE, tem muita gente por ai que programa em Python ou quer começar e não sabe da existência do PUG-PE.
• Seja criativo, faça artes legais para divulgar, pense em frases chamativas, tudo isso ajuda na divulgação a espalhar a palavra do PUG.
• Não deixe para organizar o evento em ccima da hora, recomendamos que tenha pelo menos o período de 1 mês para fazer tudo.
• Converse com a comunidade ❤️
• Leia o resto do meetup-cookbook 💛 ❤️ 😄