Instruction to organizer.md

Памятка организатору

Общий таймлайн митапа

Подготовка к встрече

1. выбрать выступающих
2. выбрать дату проведения встречи, подходящую организаторам, выступающим и площадке
3. выбрать площадку и согласовать детали
   1. сообщить о предполагаемом формате выступления (время начала, перерыв, конец)
   2. размер зала должен удовлетворять ожидаемому количеству слушателей
   3. уточнить особенности пропускной системы (нужен ли паспорт, когда предоставить списки зарегистрировавшихся)
   4. будет ли чай, печеньки, еда (пироги, пицца)
   5. сможет ли площадка организовать видеозапись (своими силами или оплатить услуги сторонней фирмы)
   6. если предполагаются подарки от постоянных спонсоров, уточнить не против ли принимающая сторона этого действа
   7. запросить адрес площадки
   8. запросить описание того как добраться до офиса, зала (если необходимо)
   9. запросить имя и логотип компании для оформления спонсорских ссылок
   10. запросить проектор
       1. уточнить разъемы проектора
       2. уточнить соотношение сторон проектора (обычно 16:9, но бывают 4:3)
   11. запросить кликер
   12. запросить микрофон-петличку с колонками для зала (если ожидается больше 50 человек)
   13. предложить вступительное слово от представителей компании (до 5 минут)
   14. предложить сделать раздатку от фирмы во время встречи
   15. предложить HR'ам организовать экскурсию по офису для всех желающих
4. если площадка не организует запись докладов, найти возможности сделать это своими силами
5. найти фотографа на встречу
6. за две недели до встречи открыть регистрацию на TimePad
   1. добавить подробное описание того как добраться до офиса, зала (если есть)
   2. добавить спонсорскую ссылку на представителей площадки
   3. попросить докладчиков убедиться в корректности анонса
   4. опубликовать ссылку на встречу во всех социальных сетях
   5. отослать представителям площадки ссылки на анонсы в социальных сетях для дальнейшего распространения
7. за неделю до встречи сделать рассылку с анонсом по базе данных адресов ранее зарегистрировавшихся участников

Встреча

1. отправить список зарегистрировавшихся на TimePad участников на площадку за 1 день до мероприятия
   1. список должен включать в себя только имя и фамилию участников (никаких e-mail'ов быть не должно)
   2. отсортировать по алфавиту (так удобнее искать)
2. в день мероприятия приехать с докладчиками на площадку заранее и проверить оборудование
   1. совместимость ноутбука и проектора
   2. запись микрофонов
   3. запись захвата экрана с ноутбука - значительно упрощает монтаж видео, из бесплотного ПО рекомендуется: BB FlashBack Express
   4. запись видео с камеры
   5. видимость и слышимость доклада на задних рядах зала
3. Перед перерывом помочь с доставкой и сервировкой еды, если это необходимо
4. Во время пламенных речей упомянуть:
   1. о .NET сообществе в нашем и других городах
   2. призвать всех желающих подавать доклады на митап, независимо от опыта
   3. рассказать про проекты DotNetRu
   4. объяснить за что можно будет получить призы, если таковые имеются
   5. после первого доклада рассказать о перекусе и времени начала следующего слота
   6. рассказать о друзьях, которые поддержали встречу
   7. если после мероприятия запланировано неформальное общение в баре, то пригласить всех желающих присоединиться
5. Если на встрече присутствуют англоязычные спикеры и/или участники, то всю "сервисную" информацию озвучивать и на русском и на английском языках. Вступление спонсоров можно при этом только на русском если аудитория в основном русскоязычная.
6. Если встреча проводится в формате "как ITGM" (т.е. присутсвует стенд сообщества), то необходимо составить расписание присутствия активистов на стенде. Не должен это делать один человек весь день и не должно быть ситуации когда на стенде никого нет.

После встречи

1. сделать форму обратной связи и разослать ссылку во всех социальных сетях
2. собрать слайды с выступающих и выложить их на Speaker Deck
3. добавить адреса всех зарегистрировавшихся в базу данных для рассылок будущих анонсов
4. если появятся фотографии выложить их во VKontakte
   1. создать отдельный альбом с номером встречи
   2. опубликовать сообщение на стене о появлении фотографий
5. после появления видео выложить в социальные сети
   1. залить на YouTube канал DotNetRu
   2. добавить в соответствующий плейлист
   3. для каждого выступления, отдельным сообщением, во всех социальных сетях разослать ссылки на: видео, соответствующие слайды, ссылку на примеры кода (если есть) и форму обратной связи

Смотрите подробности в разделе "Публикация материалов"

После сбора отзывов из формы обратной связи

1. разослать отзывы докладчикам
2. разослать благодарности и отзывы площадке
3. перенести заявки на выступление в Trello и связаться с будущими докладчиками
4. обсудить обратную связь со всеми организаторами и учесть её в будущих встречах

Публикация материалов

После каждой встречи должны формироваться артефакты выступления. По мере готовности они должны выкладываться в социальные сети.

Фотографии

По возможности необходимо делать фотосъёмку мероприятия. Обязательно нужно фотографировать докладчиков во время выступления. А также задающих вопросы участников, процесс неформального общения во время перерыва, общие виды слушателей. Примером отличных фотографий могут служить фото-отчёты с DotNext.

Фотографии по мере готовности следует выложить в соц. сети. Обычно мы используем альбомы VK.com, как наиболее удобное место. После этого нужно опубликовать небольшую заметку в которой будет:

• название встречи;
• ссылка на альбом;
• упоминание фотографа (его портфолио, студии или в ином формате, заранее с ним согласованным).

См. также:

• Инструкция фотографу от JUGRU Group

Слайды

Слайды должны быть у всех докладов (за редким исключением). Желательно выкладывать их сразу после выступления. Ссылку на слайды можно публиковать коментирием к записи в соц. сетях о просьбе заполнить анкету с обратной связью.

1. сразу после выступления, необходимо собрать слайды у спикеров в формате PDF
2. зарегистрироваться на Speaker Deck под пользователем "DotNetRu"
3. на верхней панале нажать на кнопку "Upload" и перейти на экран загрузки слайдов
   
4. нажать на кнопку "Select PDF to Upload" и выбрать файл со слайдами
   
5. ввести в поле "Name" имя докладчика и название доклада
6. ввести в поле "Description" описание доклада
7. выбрать "Category": "Programming"
8. включить флаг "Publish this deck" и выбрать дату проведения встречи
9. нажать кнопку "Save the Details"
   

Видео

Подготовка видео роликов может занять продолжительное время. После монтажа видео файлы необходимо выложить на общий YouTube канал.

1. Зайти на YouTube канал DotNetRu
2. Сменить пользователя: для этого необходимо кликнуть на картинке пользователя в правом верхнем углу и выбрать "Switch account", "DotNetRu"
   
3. на верхней панале нажать на кнопку "Create a video or post", выбрать "Upload video" и перейти на экран загрузки ролика
   
4. загрузить файл с видео записью доклада
5. выбрать thumbnail
6. ввести название видео в формате - Имя Фамилия докладчика "Название доклада"
7. ввести описание доклада
8. выбрать уровень доступа "Public"
9. выбрать хештеги - YouTube рекомендует видео в т.ч. основываясь на хештегах
10. выбрать playlist, соответствующий году в котором был представлен доклад
11. нажать на кнопку "Save changes"
    

Социальные сети

После появления слайдов и видео записи необходимо разослать их во все социальные сети, которые поддерживает сообщество.

Эта информация также интересная глобальному сообществу, поэтому необходимо так же поделиться её с читателями DotNetRu каналов. Данное действие также является рекламой локального канала для всероссийской аудитории.

1. на записе в локальном сообществе нажать кнопку "Поделиться"
2. выбрать "Подписчики сообщества", "DotNetRu"
3. нажать "Поделиться записью"