No cenário atual, muitas escolas enfrentam desafios na gestão de seus processos administrativos, que são frequentemente realizados de forma manual e fragmentada. Essa falta de automação e integração resulta em ineficiências, retrabalho e uma experiência subótima tanto para os administradores quanto para os alunos e professores.
O avanço da tecnologia oferece oportunidades significativas para a modernização desses processos, promovendo uma gestão mais eficiente e eficaz. Este trabalho se insere no contexto da digitalização de instituições educacionais, com foco específico em uma escola de música e instrumentos. A proposta é desenvolver uma solução tecnológica que não só automatize os processos administrativos, mas também integre todas as operações em um sistema coeso, facilitando a tomada de decisões e melhorando a qualidade do serviço oferecido.
O projeto foi motivado pela necessidade de superar os gargalos existentes na gestão manual desses processos, que incluem desde a dificuldade em organizar horários de aulas até o controle inadequado de instrumentos e materiais. A adoção de uma solução tecnológica integrada é vista como essencial para elevar o nível de eficiência e eficácia na gestão da escola, contribuindo para um ambiente educacional mais organizado e produtivo.
Atualmente, a gestão administrativa em escolas de música como a Clave de Sol é ineficiente devido à dependência de processos manuais e desconexos. Entre os principais problemas enfrentados estão:
Matrícula manual: Os dados dos alunos e professores são registrados em fichas físicas, propensas a erros e perda de informações.
Agendamento informal de aulas: Horários são definidos verbalmente, via aplicativos como WhatsApp ou e-mail, gerando conflitos de horários e inconsistências.
Controle inadequado de instrumentos: Não há um sistema eficiente para rastrear a disponibilidade, manutenção e empréstimo de instrumentos, o que impacta negativamente a experiência dos alunos e professores. A falta de automação e integração não apenas aumenta o retrabalho e a chance de erros, mas também compromete a experiência de professores e alunos, além de dificultar a tomada de decisões pelos administradores.
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O objetivo geral deste trabalho é desenvolver e implementar um sistema integrado de gestão que automatize e otimize os processos administrativos de uma escola de música e instrumentos.
Objetivos específicos:
Modelar os processos atuais da escola, identificando ineficiências e gargalos.
Propor e desenvolver uma solução tecnológica que integre as operações de cadastro de alunos e professores, agendamento de aulas e controle de instrumentos.
Desenvolver um sistema de pagamentos simples e mensal.
Avaliar o impacto da solução implementada na eficiência operacional e na satisfação dos usuários (alunos, professores e administradores).
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O desenvolvimento deste projeto é justificado pela necessidade urgente de modernizar os processos administrativos em escolas de música e instrumentos, que ainda dependem fortemente de métodos manuais e desintegrados. Essa modernização não apenas reduzirá o retrabalho e aumentará a precisão na gestão de informações, mas também proporcionará uma melhor experiência para todos os stakeholders envolvidos, desde administradores até alunos.
A implementação de um sistema integrado trará benefícios tangíveis, como maior eficiência na alocação de recursos, melhor controle financeiro, e maior transparência na comunicação entre a administração, professores e alunos. Além disso, a solução proposta poderá servir de modelo para outras instituições educacionais que enfrentam desafios semelhantes, demonstrando o valor da tecnologia na otimização de processos educacionais.
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O público-alvo da aplicação inclui os seguintes perfis:
Administradores:
Conhecimentos básicos em informática e gestão. Principais preocupações: gestão financeira, supervisão de inventário e alocação de recursos. Relacionamento hierárquico: interagem diretamente com professores e alunos para gerenciar processos.
Professores:
Familiaridade intermediária com tecnologia, focados na utilização do sistema para gerenciar horários e materiais. Principais necessidades: acesso fácil ao agendamento e controle de materiais didáticos.
Alunos e responsáveis:
Diversos níveis de conhecimento tecnológico, com expectativa de interface amigável. Principais demandas: visualização de horários, pagamentos e acesso a instrumentos.
Mapa de Stakeholders:
Administradores (Decisores e usuários finais). Professores (Usuários intermediários). Alunos e responsáveis (Usuários finais).
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